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筑梦科技现代化  礼赞最美档案人

发布时间:2024-06-12
 

    在时光的洪流中,档案是那些静默的诗篇,轻轻诉说着过往的岁月与不朽的传奇。而在这背后,有一群美丽的档案人,他们如同守护者般,用心灵与双手,细心呵护着每一份珍贵的记忆。

    他们,是那些默默在时光深处耕耘的人。没有华丽的舞台,没有热烈的掌声,只有无尽的档案和寂静的岁月。然而,正是他们的坚守与付出,让我们能够穿越历史的尘埃,触摸到那些被时光遗忘的故事。

    时间回溯到1948年,当国际档案理事会(ICA)在联合国教科文组织主持下成立时,我们见证了档案人工作的开端。随后每年的6月9日被定为“国际档案日”。而国家档案局也决定从2013年开始,把每年的6月9日作为档案部门的宣传活动日。这个决定让我们看到了档案人在国家历史和文化传承中的重要性。

    今年,中国科学院第九届国际档案日的宣传主题是“筑梦科技现代化,礼赞最美档案人”。我园综合档案室也将在此期间推出系列活动,包括档案推文、档案微视频、档案培训以及档案体验活动,这些活动旨在让更多的人了解档案工作,感受档案人的魅力。时间将持续一个月,让我们一起期待吧!

    现在,让我们走近档案人,听听他们的故事。在这个特殊的日子里,让我们向这些最美档案人致敬!让我们一起关注和支持他们的工作,为他们的付出点赞!


全新赛道 步步为营

—— 会计档案管理员 杜玮

2019年4月,我产后重返工作岗位。与产前不同的是,调整了新的岗位,其中任务之一就是兼职会计档案管理员。这对我来说,是一条全新赛道。赛道有多少关、多少怪,我一无所知,没有一点专业知识,有的仅是初为人母的无知无畏。别想,别想太多了,干起来再说。

杂乱无序 无从查找

接到的第一个任务是,对某编号的会计凭证进行拍照。我在第一档案室里面,上找下找,滚动密集柜的控制转盘,左找右找,怎么也找不到想要拍的凭证。心想作为管理员,查找都这么困难,那其他人来查,何其难。必须要精准定位--设置指示标牌,通过方位锁定凭证位置。这是我心生的第一个想法。我接手时,因为综合档案库房饱和,财务实际管理着行政办公楼的2个会计档案室,这两个档案室里分别保存着哪个期间的会计凭证,除了会计凭证,还有什么材料,我也是一头雾水。针对这些问题,我首先对库房材料进行了摸底,建立了台账,明确档案室保存着的材料类型;同时对2个档案室、29个密集柜、约4000册凭证进行编码,制作编号和指示牌。摸清家底后的从容,看到清晰标牌后的满足,也许是我找到档案管理的两个感觉。

在接手凭证查找的任务后,我频繁地进出档案室。然而,南方的湿热气候与档案室常年密闭的环境相结合,使得这里成为了霉菌滋生的温床。尤其是第一档案室,存放着从2009年1月起的早期会计凭证,一开门,霉味便扑鼻而来,令人难以忍受。即便只是短暂停留,也不得不时常外出换气,这样的环境实在是恶劣得让人难以驻足。我曾尝试在综合档案室拿来一些驱虫驱霉药片,希望能改善下状况,但效果不佳。与霉菌和虫子的斗争,我显然败下阵来,深感无奈。转机出现在2021年3月,我收到了参加广州分院调研我园档案工作的会议通知。我心中暗喜,这或许是我反败为胜的契机。在会议上,我详细汇报了档案室的现状以及我园面临的困境。领导们对此表示了深切的关怀,并认识到改善档案室环境的紧迫性。

会议后,我们获得了一笔经费,用于改善档案室的环境。对档案室进行了重新装修,安装了窗帘和空调,以调节室内的温度和湿度。随着环境的改善,霉菌和虫子也逐渐失去了滋生的条件,档案室的状况得到了极大的改善。

清分尘封材料 会计档案大搬迁

随着园系统改革方案的进行,行政办公楼的办公室作出新的调整。我在2021年6月收到通知,为配合园系统改革方案的落实,要尽快腾出来第二档案室,重新作办公室使用,同时需要在标本馆重新规划建设一个新的综合档案室。这对我来说是一件喜忧掺半的事,喜的是一举解决了档案保管超期、无查阅室、环境差等问题,忧的是既要限期完成新规划综合档案室的建设,又要一边清分材料,编制移交手册,实现最后的大搬迁。当时档案室里除了会计凭证和账簿是有序排放,其他材料散乱无序堆积,最早能查到1974年业务资料。我深知千里之行,始于足下;天下难事,先做于易,于是我稍稍安抚了下自己那颗喜忧掺半,更多的是不安的心。为了实现档案的搬迁,首先得有新地方腾挪,我选择重新规划的综合档案室建设着手。我请单位基建的老师和我一起回现场复尺,重新设计出一份新图纸。在这个过程中,我遇到了问题,询价了3家供应商,3家给出了不同的设计图纸。面对这种情况,我冷静下来,对图纸进行了仔细的分析和比较,最终在3张图的基础上,重新设计出一份新图纸。接下来清分材料,编制清册,实现大搬迁的工作了。这项工作历时4个月,组织密集柜拆装、会计档案甄别、分类、登记、搬迁,并调用约19人配合工作。在中这个过程中非常感谢领导和同事们的支持。最终,共整理移交7201卷(册),销毁没有保存价值的材料整整4个大大的收纳箱。2021年9月底,发会计档案移交综合档案室的通知的发布,宣告了我从这场战役中凯旋。

环境适宜条理清晰 你要的我都有

新规划的综合档案室设备齐全,库房在建设时就充分考虑到了档案保护的需要,实施了防水、防潮、防有害气体和防尘等措施。这样了一来,既确保了档案的安全,也大大提升了档案保存的质量。更令人欣喜的是,侧边用玻璃隔出一个约23平的阅览室。这个设计不仅方便查阅人使用,还减少了会计档案借出的次数,从而降低了遗失的风险。这个明亮、舒适的阅览室,一直是我以来的期望。再不用看着课题结题时大家扎堆挤在通道、走廊上,或站或蹲或就地而坐拍照查看,各个满头大汗的。充裕的档案存储空间,使得会计档案在这之后的每一年都能按期移交,不再积压。每每路过这个阅览室,我都不禁往里面瞄上几眼,看着大家伏在桌子上神情专注,旁边摞着高过头的会计凭证册,飞速地在电脑上敲击着字眼。这一刻,我深知自己的努力得到了认可,这个赛道的奖章,我拿到了。

转眼间,我来华南植物园已经8个年头,早已成为一个真真正正的“植物人”。我将一如既往地深深扎根于平凡的岗位,为了那科研的木棉花灿放枝头,甘愿付出自己的点点滴滴。


人事档案工作 点点滴滴在日常

—— 人事档案管理员 刘丽香

干部人事档案是在组织建设、人事管理等工作中形成的,是反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料;是历史地、全面地考察了解干部的重要依据。干部人事档案与干部个人权益息息相关,它是维护干部人才合法权益的重要依据。

1990年5月,刚参加工作不到一年的我,听从组织的安排懵懵懂懂地来到人事部门,从事人事档案管理工作。那时的我,什么是人事管理、人事管理工作包含哪些内容、工作中会形成哪些材料、哪些材料需归入人事档案等等一系列问题均一无所知,却要面临即将开展的中国科学院系统的人事档案检查,有点不知所措、无从下手。当时的工作环境比较差,库房、阅档室、整理室、办公室(四室合一)在一个不足10平方米的小房间里,房间里除了三组铁皮的档案柜、一张书桌和一张椅子外,剩下的地方就是堆着一大堆油印且未分类的需归入个人档案的材料,进去房间有点喘不过气的感觉。时间紧迫,自己对工作又不熟悉,再加上这样的工作环境,当时有过放弃、不想干的念头。大概过了2个月,广州分院负责档案管理工作的同志来我园(所)了解档案整理工作进展情况,检查后很不满意,当即提出要求:通知我带上最厚的三本干部档案到分院,由他们具体指导,包括材料分类、整理、装订等,直到这三本档案整理验收合格,才可以回到单位按此要求进行整理。当年8月份中国科学院人事局也组织了为期半个月的干部档案管理工作人员的培训班。通过理论知识的学习及档案整理的实操,我以满分成绩通过了培训班的闭卷考试。最终,在人事部门工作人员帮助下,我园(所)顺利通过了此次的档案达标考评。

从1990年5月开始从事干部人事档案工作至今,已在该岗位工作整整34年。期间经历了四次的干部人事档案工作大检查。2011年4月我们以99.7分的优异成绩顺利通过了中国科学院组织的干部人事档案审核检查验收,被中国科学院评为干部人事档案管理先进单位;2017年7月至2021年中国科学院开展全院的干部人事档案专项审核工作,是对干部人事档案进行全面审核,重点审核干部的“三龄两历一身份”。每一次的大检查,都是对干部档案工作的提升、规范,通过检查,发现问题、总结经验、规范管理。

    各类型档案的管理总的要求有其相似或相通的地方,干部人事档案管理工作如此,作为人事教育处兼职档案员,在工作中也非常注重每个环节形成材料的收集、分类、整理,一般每完成一项工作会对该项工作全过程的材料进行梳理、分类、排序及目录登记等,并根据工作内容分卷归类,便于年度文书预立卷工作。材料齐全完整,签名日期盖章完备,为后来工作查阅参考提供了佐证。